Secretary to Commissioner

Job Description 1. Executive & Administrative Support - Mengelola agenda, jadwal meeting, appointment, dan kegiatan Komisaris. - Menyiapkan agenda dan materi yang diperlukan untuk meeting Komisaris. - Mengatur perjalanan dinas, meeting eksternal, dan agenda bisnis Komisaris apabila diperlukan. - Menyiapkan dan mengelola surat-menyurat, dokumen, dan correspondence Komisaris. - Membuat reminder atas agenda dan deadline penting Komisaris. - Menjaga kerapihan serta sistem filing dokumen secara digital maupun hard copy. 2. Meeting & Corporate Governance Support - Menyiapkan jadwal dan agenda rapat Komisaris dengan Direksi/Management. - Menyiapkan meeting materials, minutes of meeting, dan action items. - Mendokumentasikan keputusan dan arahan Komisaris secara akurat. - Melakukan monitoring terhadap tindak lanjut hasil rapat dan arahan Komisaris. - Menyiapkan laporan status tindak lanjut secara berkala. - Membantu memastikan komunikasi antara Komisaris dengan Direksi/Management berjalan efektif. 3. Monitoring & Reporting - Mengumpulkan informasi dan laporan yang diperlukan Komisaris dari Management. - Membantu melakukan monitoring terhadap KPI, operational issues, strategic initiatives, dan business performance sesuai arahan Komisaris. - Membuat executive summary dari laporan atau informasi yang kompleks agar mudah dipahami Komisaris. - Melakukan follow-up kepada PIC terkait atas permintaan atau arahan Komisaris. - Memberikan early reminder apabila terdapat pekerjaan atau tindak lanjut yang belum diselesaikan. 4. Communication & Coordination - Menjadi point of contact administratif dan koordinatif antara Komisaris dengan Direksi, Management, dokter, serta pihak eksternal. - Mengelola komunikasi profesional melalui email, WhatsApp, telephone, dan media komunikasi lainnya. - Melakukan koordinasi dengan internal maupun external stakeholders atas nama Komisaris sesuai kewenangan. - Menjaga kualitas komunikasi yang mencerminkan citra dan profesionalisme New Look Clinic. 5. External Relations - Membantu koordinasi dengan business partners, investor, dokter, professional associations, government institutions, maupun pihak eksternal lainnya. - Mendampingi atau mewakili Komisaris dalam kegiatan tertentu sesuai arahan. - Membantu menyiapkan correspondence dan meeting dengan pihak eksternal. - Menjaga hubungan profesional dengan stakeholders strategis. 6. Confidentiality & Information Management - Menjaga kerahasiaan seluruh informasi yang diperoleh dalam menjalankan pekerjaan. - Mengelola confidential documents dan sensitive business information dengan standar keamanan yang tinggi. - Tidak menyebarluaskan informasi internal perusahaan kepada pihak yang tidak berwenang. - Menjaga keamanan akses terhadap dokumen, email, kalender, dan informasi Komisaris. 7. Special Projects - Mendukung Komisaris dalam project khusus, Business Development, Corporate Affairs, atau Strategic Initiatives. - Melakukan research sederhana terkait perusahaan, industri aesthetic medicine, healthcare, competitor, maupun business opportunities apabila diperlukan. - Menyiapkan presentation, briefing materials, data compilation, dan executive reports. Kualifikasi Jabatan Education - Minimum S1 dari segala jurusan. - Latar belakang Business Management, Communication, Public Relations, Healthcare Management, Law, atau bidang terkait menjadi nilai tambah. Language - Bahasa Inggris aktif, baik verbal maupun written. - Mampu melakukan komunikasi profesional dan korespondensi dalam Bahasa Inggris. - Kemampuan Bahasa Korea menjadi strong advantage. - Kemampuan Bahasa Mandarin menjadi additional advantage. - Kandidat dengan kemampuan lebih dari satu bahasa asing akan diprioritaskan. Experience - Pengalaman minimal 2–3 tahun sebagai Executive Secretary, Personal Assistant, Secretary to Director/Commissioner, Corporate Secretary, Executive Assistant, atau posisi sejenis. - Pengalaman bekerja dengan executive level / board level menjadi nilai tambah. - Pengalaman di industri healthcare, aesthetic medicine, hospitality, luxury services, atau corporate environment menjadi nilai tambah.